L’evento è il cuore della comunicazione per una società medico-scientifica: come valorizzarlo

Nell’esperienza maturata negli anni dagli esperti di Openview, ciò che ha rappresentato il centro dell’attività di comunicazione per le società medico-scientifìche sono sempre stati gli eventi come i congressi, ma anche convegni tematici, scuole di formazione in presenza, seminari. Non solo, però, come promozione, anticipazione e racconto successivo dell’evento in sé (che spesso nasce e muore), ma come modalità pratica di raccontare la realtà della società medico-scientifica che trascende i singoli eventi stessi.

È vero che gli eventi rappresentano spesso per realtà come una società medico-scientifica uno dei motivi centrali della propria esistenza – e durante la pandemia ci siamo accorti di quanto questi eventi siano mancati – ma troppo spesso gli sforzi titanici da un punto di vista economico e umano di pensare, organizzare, gestire raduni di migliaia di persone tendono a dissolversi e a rimanere solo nelle menti di chi vi ha partecipato.

Ciò che non viene comunicato, purtroppo, smette di esistere.

Attorno all’evento, però, è possibile creare un racconto che interessi, coinvolga e arricchisca anche chi all’incontro non ha partecipato e persino a chi non è interessato dal tema dell’evento in sé.

Un evento, infatti, presuppone:

• un motivo per ritrovarsi
• un segnale di presenza della società medico-scientifica
• un’occasione per valorizzare volti, istanze, storie personali
• un punto di arrivo dal quale fissare e annunciare la meta successiva
• un ricordo successivo da celebrare

Il nostro approccio, insomma, in tutti questi anni, è stato quello di trasformare l’evento in un volano di visibilità, di riflettori, di entusiasmo e di contenuti in grado di estendersi ben prima e ben oltre la sua durata naturale.

Cosa abbiamo fatto prima/durante/dopo gli eventi:

Di seguito – e non in modo esaustivo – un elenco di ciò che ci è capitato e ci capita di realizzare per eventi a noi affidati. Considerando la diversità degli eventi e la mole di lavoro, spesso la decisione di affrontare alcune attività presuppone l’esclusione di altre.

Prima dell’evento

• Ideazione della strategia di comunicazione per l’evento: claim, hashtag, supervisione grafica etc…
• Attività di ufficio stampa:
  •  Comunicati stampa di annuncio dell’evento
  • Invito, gestione e rapporti con gli inviati della stampa specialistica o generalista
• Produzione di contenuti per sito Internet, social media, newsletter, libretti e depliant cartacei di accompagnamento al congresso.
• Produzione di video-interviste o webinar in diretta con keynote lecturer, relatori importanti, presidenti di congresso, sponsor
• Produzione di video trailer
• Gestione di campagne pubblicitarie promozionali su social media e canali digitali
• Supervisione e contribuzione a sessioni speciali dedicate ai temi di comunicazione

Durante l’evento

• Allestimento di un social media corner
• Realizzazione di interviste con i relatori, i presenti, gli sponsor enfatizzando i contenuti dell’evento. Si tratta il più delle volte di contenuti sempre attuali, da valorizzare anche a grande distanza. I video possono essere:
  • Orizzontali, per Youtube e social media
  • Verticali e sottotitolati, per Reel, shorts, stories e Tik Tok
  • Infografiche: foto più citazioni per tutti i social
• Gestione dirette streaming di parti dell’evento o della sua totalità, con regia del lato tecnico
• Servizio fotografico completo
• Attività social durante l’evento:
  • Racconto in tempo reale sui diversi social secondo il funzionamento e le logiche interne di ciascun social
  • Dirette Twitter (se ha senso promuovere un hashtag anche con una Twitter Storm)
  • Gestione social wall (con proiezione di tweet, post e domande)
  • Gestione di mezzi interattivi come Kahoot e Mentimeter per l’animazione delle platee
• Attività di ufficio stampa:
  • Comunicati stampa sui temi dell’evento
  • Rapporto con le testate

Dopo l’evento

• Nell’immediato:
  • Pubblicazione delle conclusioni:
    fotogallery, comunicato di fine congresso, intervista video di chiusura con presidente-responsabile)
• Nelle settimane successive:
  • Valorizzazione delle foto più belle
  • Infografiche con sintesi dei contenuti e dei take-home message
  • Interviste video con i relatori principali e i temi più legati al congresso
  • Interviste video con sponsor
• Nei mesi successivi:
  • Interviste su paper scientifici o temi “sempreverdi”, in setting il più possibile neutro
  • Infografiche di sintesi delle interviste “sempreverdi”
• Prima dell’evento dell’anno successivo:
  • Valorizzazione dei contenuti migliori come volano per le iscrizioni