Fare un evento on-line non è mai stato così facile. Sì, proprio un evento on-line e non l’ennesima riunione o l’ennesimo webinar su Zoom privo della benché minima personalizzazione, uguale ai mille altri a cui stiamo partecipando di questi tempi.
Un evento on-line non si affida all’improvvisazione, ma è gestito da una regia in grado di gestire i singoli flussi audio e video provenienti dai singoli relatori, con un’interfaccia grafica dedicata all’evento, con la possibilità di “brandizzare” il layout grafico e di visualizzare a schermo in contemporanea tutte le persone che stanno dialogando in quel momento proprio come avviene per una qualsiasi regia televisiva di qualità.
Ma come si personalizza un evento on-line non rinunciando alla comodità di Zoom?
Sebbene la grafica sia assolutamente “ingessata” e non vi sia praticamente modo di personalizzare alcunché, Zoom dalla sua delle feature di primissimo piano: non solo – grazie alla funzione webinar – permette di gestire le iscrizioni e tracciare l’effettivo tempo di visione per ogni partecipante, elemento decisivo specie per il rilascio di crediti formativi, ma la sua accessibilità, qualità video e facilità di utilizzo lo rendono lo strumento perfetto per coinvolgere, a distanza, anche i relatori con meno dimestichezza tecnica, computer più datati o semplicemente con meno tempo da dedicare alle “prove tecniche”.
Ma allora, cosa privilegiare? Personalizzazione e design da una parte oppure comodità ed efficienza dall’altra? La risposta è ovviamente tutte e due.
La soluzione proposta consiste nella creazione di due riunioni Zoom separate.
La prima riunione – un “meeting” tradizionale di Zoom, coinvolge solo i relatori e la regia, che capta i diversi segnali e li reimposta in più schermate a seconda delle esigenze di scaletta, aggiungendo grafiche personalizzate, nomi, qualifiche, slide, video e, perché no, una leggerissima musica di sottofondo.
La seconda riunione, invece, è un “webinar” di Zoom. Qui si collegano, in qualità di partecipanti, tutti gli spettatori, che all’evenienza potranno registrarsi sempre tramite Zoom lasciando i loro dati e fare domande. In questo webinar l’unico “panelist”, ossia l’unica fonte di audio e video sarà la prima riunione filtrata e arricchita dalla prima regia. In ogni caso, è possibile anche inviare lo stream su Youtube, sui social e sui siti Internet.
La regia permette anche al moderatore dell’evento, spesso oberato anche dalle incombenze tecniche, di concentrarsi sui contenuti e sull’interazione con gli ospiti per produrre così i migliori eventi on-line, siano essi di natura formativa che di natura promozionale o associativa. La corretta gestione dei tempi è infatti più che mai essenziale.
L’estetica, poi, è decisiva: spiccare per immagine, chiarezza e “pulizia” è ancora più importante specie in un contesto in cui sempre più realtà si sono affacciate al mondo degli eventi in streaming.
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